Ochrana osobních dat

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

Kdo jsme? Jsme společnost Wild & Coco s.r.o., IČO: 02840740, se sídlem Těšnov 1163/5, Nové Město, 110 00 Praha 1, a zabýváme se prodejem lahodných a funkčních potravin, které najdete na adrese www.wildandcoco.com (pro zjednodušení “my” nebo “správce”, protože spravujeme některé vaše osobní údaje.

 

Jsme správcem vašich osobních údajů, což znamená, že jste nám svěřili některé údaje o sobě (např. vaše jméno, doručovací adresa nebo cookies), abychom vám například doručili objednávku. Přehled zpracovávaných údajů včetně důvodů pro jejich zpracování naleznete níže. Pokud by bylo cokoliv nejasného, neváhejte se nám ozvat na  e-mail ilove@wildandcoco.com nebo poštou na adresu našeho sídla.

 

Protože vaše bezpečnost a ochrana soukromí je pro nás prioritou, snažili jsme se nastavit ochranu osobních údajů tak, abychom sbírali a používali jen nezbytné množství údajů a jen za účely, o kterých vám řekneme níže. Vaše data jsou u nás v bezpečí. 

 

O co ve zkratce jde? Ochranu osobních údajů nebereme na lehkou váhu. Některé údaje potřebujeme pro zpracování vaší objednávky (smlouvy), některé zpracovávat můžeme na základě našeho oprávněného zájmu (třeba newslettery pokud jste u nás nakoupili, vždy se ovšem můžete odhlásit), některé zpracování nám přikazuje zákon - například vedení účetnictví. V některých případech si nevystačíme sami a využijeme tzv. zpracovatele, kteří mohou mít přístup k vašim údajům - například společnost, pomocí které rozesíláme emaily. Souhlas si od vás vyžádáme, jen pokud to bude opravdu nutné. 

 

Aby byl text přehlednější, zjednodušíme vám čtení přidělením zkratek k několika pojmům:

 

E-shop

náš kokosový e-shop, který provozujeme na stránce  www.wildandcoco.com;

GDPR

Nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679;

Obchodní sdělení

e-maily, které od nás dostáváte, kde vám povíme o nových výrobcích nebo slevových akcích;

Objednávka

až když kliknete na tlačítko „ODESLAT OBJEDNÁVKU A ZAPLATIT“ začneme na našich skladech kmitat, aby byla u vás objednávka co nejdříve. Vy nám objednávku zaplatíte a pak nezbývá než se těšit na to, co jsme si pro vás nachystali;

Uživatel / Vy

to jste vy! Zákazníci, ale i ti, kteří si naše webové stránky jen prohlížejí. 

Zpracovatel

nezvládneme všechno sami, a proto využíváme jiné podnikatele, aby nám např. zajistili provoz našeho E-shopu nebo aby vám byla zásilka správně doručena. Během této spolupráce mohou zpracovávat osobní údaje, které jste nám poskytli;

Zpracování Osobních údajů

zjednodušeně se jedná jakékoli nakládání s osobním údajem - ať už je to uložení, sdílení, smazání, měnění;

Zvláštní kategorie Osobních údajů

to jsou dle GDPR takové údaje, které chápeme jako ty, které jsou citlivější a nesdělujete je na potkání. Týkají se například toho, jaký je váš etnický původ, jaká je vaše sexuální orientace, jestli jste v odborech nebo jak jste na tom zdravotně a jaká je vaše víra. Pokud takové údaje budeme zpracovávat, budeme potřebovat váš výslovný souhlas.

 

  • JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE O VÁS ZPRACOVÁVÁME, PROČ A JAK?

 

→ Jméno a příjmení

→ Kontaktní údaje (zejména e-mail, telefonní číslo)

→ Fakturační údaje a bankovní spojení (údaje nezbytné k vedení účetnictví a realizaci plateb za zboží)

Informace, které nám sdělíte v rámci komunikace s námi (zejména se bude jednat o Vaše otázky a odpovědi na Vaše dotazy, komunikace s Vámi)

→ Poznámka k Objednávce

→ Cookies a IP adresa

→ Vámi přidané komentáře k našim příspěvkům na sociálních sítích (zejména Facebook, Instagram, LinkedIN, Twitter, TikTok, Youtube), jako i jméno (přezdívka) Vašeho profilu na těchto sociálních sítích a Vámi veřejně přístupné informace na Vašich profilech

→ Login k uživatelskému účtu a chování v uživatelském účtu (zejména údaje vyplněné Uživatelem v uživatelském účtu, nákupní historii, čas registrace, datum poslední aktualizace profilu)

→ Informace související s Vašimi volnočasovými aktivitami a pracovním vytížení, pokud nám je sdělíte s udělením Vašeho výslovného souhlasu k jejich zpracování;

 

 

Jak je to se zvláštní kategorií osobních údajů? Nezpracováváme žádné údaje ze zvláštních kategorií osobních údajů. 

 

Jak zpracováváme vaše osobní údaje?  Pouze v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání kupní smlouvy, po nezbytnou dobu k výkonu práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi Vámi a námi a možného uplatňování nároků z těchto smluvních vztahů (např. uplatnění práv z vad zboží v rámci reklamace, uplatnění záruky na zboží apod.). 

 

 

  • Návštěva našich webových stránek, personalizovaná reklama.

 

 

Jaké údaje?

Informace o tom, kdy a jak navštívíte a prohlížíte si naše webové stránky → IP adresa, datum a čas přístupu na naší webovou stránku, informace o Vašem internetovém prohlížeči, operačním systému či nastavení Vašeho jazyka, historie Vašeho chování na webových stránkách, např. jaké odkazy na našich webových stránkách navštívíte a které nabízené zboží je Vám zobrazeno. Informace o Vašem chování na webu jsou však z důvodu Vašeho maximálního soukromí anonymizované. Pokud navštěvujete naše webovky přes mobil, můžeme také zpracovávat data o vašem telefonu. 

Jak?

Typicky cookies nebo jiné technologie pro sledování chování uživatele.

Proč?

Zajištění základních funkcí webu, analytika, abychom mohli zlepšovat náš E-shop a marketing, abychom vám mohli ukazovat relevantní obsah, nebo zobrazovat naši reklamu na jiných webových stránkách. Více naleznete zde. Preference můžete nastavit v cookie liště.

 

  • Registrace, zřízení uživatelského účtu.

 

Jaké údaje?

Jméno, příjmení, telefonní číslo a e-mail.

Jak?

Tyto údaje nám poskytnete při registraci zákaznického účtu.

Proč?

Díky registraci vám můžeme posílat speciální nabídky a zároveň snadněji uvidíte svou historii objednávek a zapamatujeme si vaše platební a doručovací údaje. Ve svém profilu můžete kdykoliv údaje změnit.

 

  • Personalizace objednávky, vyřízení objednávky nebo poskytnutí služby.

 

Jaké údaje?

Jméno, příjmení, telefonní číslo a e-mail, doručovací adresa, platební údaje, údaje o životním stylu, oblíbené ingredience.

Jak?

Tyto údaje nám poskytnete při vyplnění dotazníku nebo závěrečného kroku objednávky.

Proč?

Po vyplnění dotazníku vám můžeme doporučit personalizované výrobky, které budou vyhovovat vašim potřebám. Zpracování údajů týkající se objednávky je nezbytné pro její vyřízení na základě uzavřené smlouvy.

 

  • Zasílání newsletteru, nebo dotazníku spokojenosti  (SMS nebo email), komunikace s podporou.

 

Jaké údaje?

Jméno, příjmení, telefonní číslo a e-mail, údaje o objednávce

Jak?

Zašleme vám newsletter nebo SMS s dotazníkem spokojenosti s nákupem. Pokud máte dotaz, za účelem vyřízení dotazu zpracováváme osobní údaje, které jsou k jeho vyřízení nezbytné.

Proč?

Buď jste dali se zasíláním souhlas, nebo můžeme newsletter a SMS dotazník zasílat našim zákazníkům na základě oprávněného zájmu na zlepšování a propagování našich služeb. Pokud nechcete newslettery dostávat, můžete se odhlásit v patičce emailu.

 

  • Soutěže, propagační akce a sociální sítě.

 

 

Jaké údaje?

Jméno a příjmení, adresa, datum narození, telefonní číslo, e-mailová adresa, uživatelské jméno

Jak?

Ať už půjde o vyplnění formuláře nebo zanechání komentáře pro účast na soutěži, přesný postup se dozvíte přímo v příspěvku na sociálních sítích nebo v emailu. Máme profil na Facebooku, Instagramu, LinkedInu, a TikToku. Při práci se sociálními sítěmi musíme také brát ohled na zásady zpracování osobních údajů těchto platforem.

Proč?

Soutěže baví vás i nás. Rádi oceníme naše zákazníky, a doufáme, že naše soutěže osloví i potenciální zákazníky. Účast je však dobrovolná, stejně jako sdělení osobních údajů. Pokud svůj souhlas odvoláte, nebude možné se soutěže zúčastnit. Pokud budete mít dotaz prostřednictvím sociální sítě, odpovídáme z důvodu oprávněného zájmu na dobrý vztah s potenciálním zákazníkem, nebo z důvodu řešení podrobností ohledně uzavřené kupní smlouvy na zboží čí služby.

 

 

  • Uchazeči o zaměstnání.

 

 

Jaké údaje?

Jméno a příjmení, adresa, datum narození, telefonní číslo, e-mailová adresa, odkaz na sociální síť, údaje o bývalém zaměstnání, vzdělání, zájmy, schopnosti, certifikace

Jak?

Pokud se nám ozvete s tím, že byste u nás rádi pracovali, máme jedině radost! Podíváme se na vámi zaslané podklady, které obsahují osobní údaje a na základě nich se vám ozveme.

 

 

  • Účetnictví.

 

 

Jaké údaje?

Údaje na faktuře - jméno, příjmení, e-mailová adresa, fakturační adresa, či jinou identifikaci Uživatele a podrobnosti o zakoupeném zboží. Údaje na daňovém dokladu: jméno, příjmení, e-mailovou adresu, fakturační adresu, či jinou identifikaci Uživatele a podrobnosti o zakoupeném zboží a/nebo poskytnutých digitálních službách.

Jak?

Po vyplnění objednávkového formuláře si tyto údaje uložíme, abychom vytvořili fakturu.

Proč?

Máme povinnost archivovat účetní doklady a  účetní záznamy (faktury) po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Máme také povinnost uchovat fakturu po dobu 3 let od konce zdaňovacího období, v němž vznikla daňová povinnost související s fakturou. Také máme povinnost archivovat daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

 

  • KDY, PROČ A JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVAJÍ ZPRACOVATELÉ A KDO JSOU?

 

Zpracovatelé. Používáme pouze prověřené Zpracovatele, se kterými máme uzavřenou písemnou smlouvu, a kteří nám poskytují minimálně stejné záruky jako my Vám. 

Abyste mohli vidět co nejpřehledněji, jaké údaje, proč a po jakou dobu kteří Zpracovatelé zpracovávají, připravili jsme si pro vás následující tabulku:

 

O které Osobní údaje se jedná 

Účel zpracování Osobních údajů 

Zákonný důvod pro zpracování Osobních údajů

Doba zpracování

Zpracovatelé

jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, adresu pro doručování a informace o objednaném zboží

Vyřízení Objednávky, vedení uživatelského účtu

Plnění smlouvy

Po dobou trvání smluvního vztahu zákazníka s námi

ABRA Flexi s.r.o.

ClickUp

CloudSailor 

Supportbox

Gimmedata

PayPal

Gopay

Stripe

GLS

GibonDelivery

Údaje o zdravotním stavu, jméno, příjmení, email, adresa, číslo objednávky

Analýza zdravotního stavu na základě zaslaného dotazníku či zaslaných vzorků

Výslovný souhlas se zpracováním údajů o zdravotním stavu, plnění smlouvy a plnění zákonné povinnosti

Po dobu trvání smluvního vztahu, 1 rok po dokončení analýzy

tuto třetí stranu aktuálně vybíráme, uvedeme zde po dokončení výběru

fakturační údaje, bankovní spojení a informace o objednaném zboží

Vedení účetnictví

Plnění smlouvy a plnění zákonné povinnosti

Daňové doklady po dobu 15 let

ECOVIS FACTA a.s.  

ABRA Flexi s.r.o.

Gimmedata

jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo zákazníka, údaje o uzavřené kupní smlouvě, nezbytné údaje o platbách 

Vyřízení reklamace u spotřebitelů či stížností

Plnění zákonné povinnosti

Po dobu trvání smluvního vztahu zákazníka s námi a následně po dobu 4 let od jeho ukončení

Supportbox

ClickUp

jméno, příjmení, e-mail a telefonní číslo zákazníka

Přímý marketing (zejména zasílání newsletterů zákazníkům)

Oprávněný zájem na propagaci obdobných služeb 


Souhlas se zasíláním obchodních sdělení

2 roky od posledního aktivního prohlédnutí newsletteru, pokud se z odběru neodhlásíte dříve 

GetResponse 

Google Ads 

Facebook 

Instagram

Smartlook

Smartemailing

Supportbox

Cloudsailor

pseudo anonymizované dentifikátory registrovaných uživatelů, 

IP adresa

Běžná analýza návštěvnosti webových stránek, zabezpečení našich webových stránek, odhalování chyb serveru a prevence podvodů a útoků na server, analýza zákaznických segmentů

Oprávněný zájem

Konkrétní doba uložení u souboru  cookies se liší podle konkrétního druhu cookie souborů 

Google Analytics 

Smartlook

DataLook 

jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo

Odpověď na zprávu zaslanou přes kontaktní formulář nebo e-mail

Souhlas se zpracováním za účelem vyřízení dotazu

Po vyřízení Vašeho dotazu budou Osobní údaje vymazány, to neplatí v případě, že se stanete naším zákazníkem

Supportbox

jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo

Odpověď na zprávu zaslanou přes e-mail nebo sociální sítě

Souhlas se zpracováním za účelem vyřízení dotazu

Po vyřízení Vašeho dotazu budou Osobní údaje vymazány, to neplatí v případě, že se stanete naším zákazníkem

Instagram

Facebook 

Linkedin

jméno a příjmení, e-mail, telefonní číslo potenciálních zákazníků, IP adresy a další technické identifikátory

Marketing a propagace našich webových stránek

Souhlas

Po dobu trvání souhlasu, doba uložení cookies se může lišit v závislosti na druhu cookies

Google Ads 

Facebook 

Instagram

Linkedin

jméno, příjmení, e-mail zákazníka a informace o objednaném zboží

Poskytnutí e-mailu zákazníka třetí straně za účelem hodnocení spokojenosti zákazníků

Oprávněný zájem

Po dobu trvání smluvního vztahu zákazníka s námi a následně po dobu 4 let od jeho ukončení

tuto třetí stranu aktuálně vybíráme, uvedeme zde po dokončení výběru

jméno, příjmení, e-mail zákazníka a informace o objednaném zboží

Trasování a párování zásilek s objednávkami z e-shopu

Oprávněný zájem

 

Touchstore 

 

Zákonné povinnosti. Osobní údaje můžeme mimo výše uvedeným Zpracovatelům předat třetím osobám, jestliže to vyžaduje zákon nebo v reakci na zákonné požadavky orgánů veřejné moci či na vyžádání soudu v soudních sporech.

 

  • JAKÁ JSME PŘIJALI OPATŘENÍ K OCHRANĚ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

 

Technická a organizační opatření. Bezpečnost je pro nás velmi důležitá a proto soustavně pracujeme na tom, aby byla vaše data chráněna. Vždy při volbě opatření bereme v potaz rozsah zpracování, našich databází, rizikovost zpracování nebo stav naší techniky. 

  • pravidelné zálohujeme data; 
  • aktualizujeme antivirové softwarové systémy; 
  • naše data na serverech jsou šifrována;
  • přístupová hesla do informačních systémů, kde budou Osobní údaje zpracovány a oprávnění k přístupu kontrolované na úrovni jednotlivců. 

Organizační opatření. Přijali jsme a zavazujeme se udržovat následující opatření:

  • naši zaměstnanci jsou zavázáni mlčenlivostí;
  • naši zaměstnanci jsou řádně proškoleni ohledně GDPR a seznámeni s pravidly bezpečné práce na pracovních zařízeních;
  • přístupy do všech systémů včetně informačního systému jsou personalizovány a kryty hesly, informační systém eviduje logy, abychom mohli kontrolovat přístup jednotlivých zaměstnanců k jednotlivým Osobním údajům Uživatelů;
  • naší zaměstnanci jsou pravidelně školeni na pravidla bezpečného nakládání s Osobními údaji, zejména na pracovních zařízeních

 

  • JAKÁ MÁTE PRÁVA?

 

Kam se na nás obrátit? Emailem na ilove@wildandcoco.com, nebo na adresu našeho sídla.

 

Kdy to vyřídíme? Odpovíme vám nejpozději do jednoho měsíce. Pokud by poskytnutí informací ohrozilo soukromí jiných osob, nebo by poskytnutí bylo nepřiměřené rizikům či nákladům na jejich poskytnutí, je možné, že vám nebudeme moci vyhovět. Abychom vaši žádost lépe vyřídili, je možné, že si od vás budeme potřebovat ověřit vaši totožnost. V případě opakované žádosti bude správce oprávněn za kopii Osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

 

Právo na přístup 

  • potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje
  • informace o účelech zpracování, kategoriích osobních údajů, příjemcích, kterým jsou zpřístupněny, době zpracování, o existenci práva požadovat od správce realizaci jednu z níže uvedených práv
  • v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.

Právo na opravu 

  • požádat o opravu nepřesných osobních údajů
  • některé údaje můžete opravit ve svém uživatelském profilu

Právo na výmaz

  • pokud neexistuje jiný důvod, proč tyto údaje dále zpracovávat, pak vámi požadované údaje vymažeme či zcela zanonymizujeme

Právo na omezení zpracování

  • pokud máte za to, že údaje zpracováváme nesprávně - ať už se jedná o důvody zpracování nebo jeho rozsah, dejte nám prosím vědět

Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

  • v případě, že nás kontaktujete s žádostí, budeme vás informovat o výsledku, ledaže by to bylo nemožné (např. e-mailová adresa, ze které jste nám napsali již nefunguje)

Právo na přenositelnost 

  • můžeme vaše údaje, které jste nám poskytli ve strukturovaném a strojově čitelném formátu, poskytnout na vaši žádost jinému správci

Právo vznést námitku

  • pokud zpracováváme vaše údaje z oprávněného zájmu (např. posílání newsletteru zákazníkům) 
  • je na nás, abychom svůj oprávněný zájem prokázali, pokud vám dáme za pravdu, přestaneme toto zpracování provádět

Právo na odvolání souhlasu

  • změnili jste názor? Nevadí, napište nám. Zpracování týkající se marketingových a obchodních účelů lze odvolat zcela kdykoliv.

Automatizované individuální rozhodování včetně profilování

  • nechcete, aby se o vás rozhodovalo pomocí počítače? Úplně to chápeme, proto toto zpracování neprovádíme.

 

  • PÁR SLOV NAKONEC

 

Tyto Zásady zpracování Osobních údajů mohou být změněny pouze písemně. O tom budou budete informováni prostřednictvím našich webových stránek.

 

V případě jakýchkoliv dotazů týkajících se našich Zásad zpracování Osobních údajů se na nás prosím kontaktujte na e-mail ilove@wildandcoco.com.

 

Pokud budete nespokojeni, pak můžete kdykoliv podat podnět nebo stížnost k Úřadu pro ochranu Osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice (více na https://www.uoou.cz/)

 

Tyto zásady ochrany Osobních údajů jsou účinné ode dne 2.3.2023.

NA VAŠEM SOUKROMÍ NÁM ZÁLEŽÍ

Vyvíjíme a vyrábíme funkční potraviny. Sušenky mezi ně nepatří. I přesto jsme se rozhodli zapojit cookies do naší vzdělávací komunikace. Oceníme Váš souhlas s použitím těchto souborů cookies, abychom Vám mohli lépe přizpůsobit webové stránky a usnadnit jejich používání. Kliknutím na tlačítko "Souhlasím" souhlasíte s uložením cookies do Vašeho prohlížeče, díky kterým využijete potenciál webu naplno. Vaše Wild & Coco s.r.o. Podrobnosti najdete na stránce "Informace o cookies".